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有效利用电子工具的三条戒律（第1页）

有效利用电子工具的三条戒律

E—mail在其积极的一面会成为有价值的工具。然而，对于许多使用者来说，它是一种无休止的浪费工作时间的方式。因为你可以免费去网站以及无处不在的橱窗。在我们统计中，许多经理害怕上网，因为这意味着生产力下降。经理们还害怕他们的E—mail太多，以至于无法容纳。在网上的E—mail已经达到了无法控制的地步。现在有太多的邮件，从社会和商业信息到垃圾邮件和邮件炸弹（浪费时间的邮件）。

随着越来越多的公司开发商业网络资源，整个工作方式也在改变。一位经理告诉我们，每天早晨当他打开电脑后，他将接受到200封左右的邮件，其中许多是垃圾邮件，还有许多是隐藏的邮件，这很危险，因为你有可能删掉某些十分重要的消息。直到下午2点，他才发完一些重要的回信，几乎没有时间完成其他任务了。所以，他必须下班后再发其他的回信。这就意味着8小时工作延长为13小时的工作，同时这也意味着占用了家庭和个人的时间。当然，你可以忽略你信息团，但是你就会担忧你不能够立即读你的信息，这样你会漏掉你老板的重要信息。

戒律

认为E—mail比电话或者传真省时间；运用E—mail时不能有效地交流

如何避免

E—mail解决了电话联系问题，还让你能够方便地沟通，鼓励你更快地思维，清楚地表达自己。但是，比起电话和传真，他并不是省时间的途径。

仔细考虑一下，你必须在电脑前接上你的E—mail系统，写信、打印出来，添加地址，发出信件。接收者必须也在网上，（也可能是几小时或者几天后）发现你发的邮件，读你的邮件，写出并打印出回信，并发出邮件。所以你必须花时间来整理电话，先了解你打电话的内容。

在我们与经理所进行的许多关于怎样高效使用E—mail的谈话时，有几点内容是大家共同认可的：

不要侵入别人的邮件，没有人要接收、需要接收、愿意接收信息。

在你的公司之外你必须识别出你所要联系的人和他的身份，并用适合的语气与他们交流。

在你写信的过程中，保持字迹清晰，不能使用那些产生误解的词汇。

注意安全，在网上进行的数据对于偷听者来说是最好的战利品。当在电脑上工作时，不要忘记你想得到隐私只是一个幻影。

不要考虑与商业无关的私人事情。把公司的信息、告戒或者个人对其他员工的看法分门归类。

仔细考虑有无必要发出图象、传单、格式化的文件。因为他们需要占用更多的时间和空间，并且很费事。

使你的邮件尽量简单，但是要切中要害。用最重要的信息来充实你的邮件。你还可以用你的接收者所熟悉的字母缩写。比如，LOL表示大声笑出来，等等。

用副标题。比如，“所需措施”或者“采取的措施”等来减短长的信息。

谦虚而谨慎。如果你认为E—mail不是最佳的工具，就运用其他的通讯方法。

给你的邮件加上“笑脸”，可以是眨眨眼睛，露齿一笑，拌个鬼脸。再把他发往冰冷的电脑世界中。

当你心情不好时，你最好等一会再写。

当面或者用电话表达怒气的信息和负面的反馈信息，除非E—mail发展到了能够提供多种手段，比如：声音、图象、文字等多种手段来传递信息，否则的话，在手写这种格式下，很容易产生误解。

戒律2

在E—mail上花费太多的时间，却在更重要的工作上花的不够。

如何避免

如果花太多时间在E—mail上，你就没有足够的时间做更重要的工作，我们的研究人员提出了下列建议：

如果出现了过多负担的E—mail，你可以经常改变你的地址，或者让你的通信者给他们的信件作上标记，发送到能够自动分类的软件中。这就使你能够将垃圾邮件挑出来，放在一个文件中删除掉。

当某些特定的情况发生时，有些E—mail软件可以使你的邮件系统具有完成任务的功能，比如，当你收到来自于你的上司的邮件时，你仅仅选择菜单，例如“请通知我收到老板的信息”或者“把信息储存到——”。当老板的信息发过来时，系统检查发件人的姓名主题。如果来自老板，电脑就会发出响声。这些邮件系统同样也能够保证私人邮件的秘密。他们还能够自动挑选出无关紧要的邮件。

通过使你的一些固定回件自动化，你可以节省许多时间，例如，一个顾客想要维修他购买的产品，E—mail系统将自动发给顾客维修的要求，这就使得顾客能够立刻得到回信，使公司更快进行维修，并节省了许多时间。该系统而且可以用来提醒你有人给你发邮件了。当你不在办公室的时候，或者当你出差的时候，对方应该与谁联系。