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四激活高级管理部门（第1页）

四、激活高级管理部门

近代经营者应用数据库概念来组织电子数据处理工作，乃是将一个公司的计算机可以阅读的全部数据集中起来管理，既能用于执行长久的程序，也适用于临时的需求。

高级管理部门想要得到的情报，只能从妥善组织的全公司范围的数据中产生出来，其中一部分数据来自范围较窄的应用项目。今天为了提供管理部门所要得到的情报，哈佛要求公司就需要有一个数据库。

计划部提供的两份预报送到主管销售的副总经理的办公桌上。第一份材料预报公司现有工业产品在次年一月开始的一年中的销售状况。第二材料预报将于次年一月投放市场与原销售产品相似的新工业产品在同一时期的销售状况。

公司预期这两种产品可以相互补充，深入各个市场，使公司在竞争中立于不败之地。此刻这一点特别重要，因为竞争已经侵入公司的传统地盘。如果销售额能象预期的那样迅速地提高，那将给公司带来很大的利益。

主管销售的副总经理看到所预报的情况比他原来希望的还要好，心里甚为高兴。预报工作者本来就是功深业大，对于这种较高的预计没有理由不认真对待。因此需要考虑在以后的几个月中要增加这两种产品的产量。

生产实际上并不是一个多大的问题。同生产部门初步谈过之后，情况就已明确，厂房和人员都准备就绪，并不需要费很大的力气。预报材料还说明，在以后的九个月中每个月的产量需要达到什么高度。

另一方面，库房确实有些问题。公司的销售状况具有明显的区域性质，销售的货物存放在区域仓库，公司对这些仓库采取出售产权又长期租回使用的办法。在为新产品投产作准备时，已采取了一些措施，扩大公司区域仓库设备，但是，关于销路很好的预报却使这位主管销售的副总经理总为扩大的仓库还不够用而担心。在他看来，许多区域仓库在空间和人力方面可能都十分紧张。他想，如果像预计的那样销路很好，库房问题很可能成为生产上的限制因素。

再有，由于“技术上”的原因，在编制预报时，对区域性所引起的销售差异没有细致考虑。这是预报中他认为可以原谅的一个弱点。因此他不清楚哪些仓库会遇到最严重的问题，哪些邻近区域可能有些多余的容量。

其次，他又想到他刚批准大胆的销售和推销计划，两类产品都包括在内，由各个区域在以后的几个季度中执行。如果这些计划像他所预期的那样有效，那么仓库的容量是不够用的。或许他可以削减他所同意的销售计划，但是这种做法同公司尽快扩大销售额的需要是矛盾的。

他简单地计算了一下就去找总经理。他按照计划部门所提供的最后预报，将情况概括地谈了一下，然后他就归纳出这样的看法：“如果情况的发展象我们所预计的一样，那么至少芝加哥仓库所要接受的货物将要达到现有容量的四倍，而且为期至少三个月。这还仅仅是一组仓库，租赁仓库，需那么多的现款，我们的资金够用的吗?

他们对若干种可能性争论了一番，做了一些计算，并谈到了可能得出的几种结果。经过一小时的谈论，他们得出了这样的结论：他们必须对新销售计划中两类产品的销售所产生的影响取得进一步的认识；同时也必须进一步认识预计的销售额对库存的吞吐和仓库拥挤的影响。总之，他们需要把三方面结合在一起考虑。

谈到这里，总经理指出，这个问题的某些部分已经交付计算机来解决。

公司已有了库存模拟程序，是最近开始编制的，以帮助调整库存方案。手中还握有一些有用的数据。

销售部已有若干预报程序，目的是按地区和产品提供销售报告和进行预报。

预报人员已为销售部门拟出了新产品打入市场的模型。这个模型以现有产品的销售状况为基础，新产品是准备用来补充现有产品的。

于是二人去见主管计算机事务的副总经理，向他把问题摆出来。他们问这位副总经理：“你能不能向我们提供一份计算结果告诉我们销售情况将会对仓库发生什么影响?”

他的回答是否定的。他指出，公司缺乏这样的模拟程序。他还指出，这种模拟所需要的数据大多数本公司都有，所有这些数据已经失去了现实性。库存数据是专门为库存模拟准备的，必须整个重新编码才能用于这种根本不同的目的。用来预报销售状况的程序确实提供区域性的预测，但是到目前为止，这引起程序与库存数据系统是极不相适应，而进行这样的调整还需要几个月。此外，这些程序所使用的几年来的销售数据也是专门为销售程序编码的，如果不对数据进行大规模的重新整理，就无法用在不同的程序中。

最后他指出，企图将一切必要的库存数据、销售数据和销售决策数据都包括进去的模拟程序所需要的数量是很大的，而他们的计算机系统与之是极不相适应的。计算机至少需要增加一些主要的存贮器。

总经理很有把握地说：“关于计算机的大小，我并不担心。如果我们需要一个更大的存贮器，就要想办法搞一个来。你需要多长时间，将有用的数据整理得层次井然，并简明扼要地写出来，给我们提供极其可靠的模拟程序。

负责电子数据处理事务的经理说，“需要九个月，也许时间更长一些。”

“是不是因为我们的数据都已保留在其他程序中?”总经理问道。

“这是主要的原因。”数据处理经理回答说。

“真糟糕。”总经理说完就昂首挺胸地向门口走去。

“当然，我们本来是可以采取另外一种做法的，”数据处理经理望着总经理的背景高声地说，“可是我们现在必须做的是……”

但是这两个人已走远了。

答案是什么?

在这个简单介绍中所谈的问题是不容易解决的。管理部门所要求的计算机模拟程序涉及三个不同的部门，不能实现的原．因主要是因为每个部门的数据都秘密地应用自己的生产中去。即使时间许可，将跨部门模拟程度所需数据全部重新编码，所需要的耗资是惊人的，公司可能负担不起。换句话说，公司自己的数据是一种宝贵的资产，一种受到很大约束的资源，别的公司要收集这些数据，必须与购买资产一样，要花费很大的费用。

管理部门为解决某个问题而临时提出的数据处理要求正在增加。因此，各公司已开始认识到，数据是宝贵的资源，应当严加管理。

负责计算机处理事务的经理想要向总经理解释，而总经理没有听就走的原因是，公司本来可以采用另一种方法来管理数据，那么总经理所提出的问题就不难解决啦。

如果公司将计算机可以阅读的全部数据集中起来管理，放在所谓“数据库”中，而且如果公司对数据库作适当组织，基本上可以使任何有用的程序都能应用这个数据库来对付，那么一个优秀的、有经验的程序设计员，只要具有必要的专门知识和鉴别力，就可以编制出所需信息的程序。而且，如果公司早就建立起数据库存，那么公司的程序设计员就已经具有相应的专业知识和应付能力，按照合理的信息就可以借助于“数据库语言”写出这样的程序。

处理这种临时提出的要求是能力，是使用数据库所获得的优点。这样做还有一项比较普遍的好处：在电子数据处理设备中，不论其大小或复杂程度如何，应用数据库来编写和执行程序，不论程序大小，复杂程度，一贯使用的或临时所需的，从长远来说都比应用那引起在特别应用中的抽象的数据文件易于实行，而且效率高得多。

这种口气是比较坚定的说法，它的正确性是以如下事实为依据的：应用数据库就可以使程序设计员不必以各种方式来使用抽象的数据文件结构。这在电子数据处理的操作和计划中是很烦琐的。有了数据库，程序设计员只需使用数据库这个单一的结构即可。

由于具有这种单一主要结构的特点。就容易掌握怎样准确有效地取得数据，同时还可以使数据贮存于数据库中，也就是说，一旦建立起数据库，数据管理问题就迎刃而解。目前，各公司电子数据处理费用的预算中，数据管理要在花费相当大的一部分，通常占50%之上，因此上述优点是十分重要的。

这样就产生了全公司数据库的概念。这个概念有两个主要方面：

1．计算机程序所使用的数据本身被视为一种独立的资源，有别于计算机程序。