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三经营者如何活用时间（第1页）

三、经营者如何活用时间

俗话说：“惜时如金”，珍惜时间，就是珍惜生命，尽最大努力去利用好一年365天，让它们都能得到充分地利用。

哈佛强调，把时间用得恰到好处是非常重要的，做起来也是很简单的：

第一，制定自己的时间表；

第二，认真按时间安排办事；

第三，把自己所做的事，作好记录备查；不过在世界上并不是任何时间安排，都在按上面的原则行事的。巧妙使用时间安排表，将为自己工作安排带来方便：

某一广告公司的一位副经理总是以谁服从了他的时间安排或是他服从了别人的安排，来作为衡量权力的标尺。最使他感到欣慰的是，别人为了他的时间安排而改了自己的议程，仿佛只有这样，才能表现了他是高人一等的。其实这种态度并不值得赞赏，关键是在自己应该知道本身所具有的影响力有多大，如果对此十分熟悉，那么就能更准确利用自己珍惜如金的时间。但总有一些人错误地认为，个人的权力大，就拥有对时间绝对地自主权，能够把时间安排好，事实上却适得其反。

如果对于一周要办的事，我们事先排好日程，这样，在与顾客会面时就不会无暇顾及了，这是时间安排得不好。其实这并非完全正确，如果日立志上有“空白”时，更能促进我们努力工作学习。

如果你细心观察，你的时间安排表上每天都有两个空白，一个在上午，另一个在下午。正常的作息时间是：早晨早起5点到7点这段时间可以阅读传真文件，向秘书口授有关要事，再处理一下公司内部事务。到10点后，往往可以安排与人会面或召开会议。然后利用这段时间向有关人员通电话，安排下轮会见时间。并可以放心地对朋友说，这以后的时间均属于你。此时，你会感到时间运用得非常合理。

作为一名经理，实际上很大一部分时间是用在与人会面和谈话。因此，挤出来时间在与他人相约上，先见哪些人或后见哪些人，这是非常必要的。如果你到纽约要会见45个人，那么可以将这45个人分为几组，如1、2、3组，每组15人；先见1组，只要他们有时间，你还可以优先去拜访他们，2组次之，但仍要为他们排好会见时间，最后是3组，这个组有时间就见，没有时间就不见，也无所谓。如果优先见1组的15个人中，有5个因故不能安排时间，那么下次到纽约，你一一应补上，并把他们作为必须要见面的人。如果不与他们见见面，或许时间长了，彼此之间的距离就拉远啦。

采用1、2、3组的办法安排先后顺序，实际生活中能使你分清轻重缓急、先后次序。如果长期坚持下来，定期拜访他们，他就会得到一个比较完善的人际关系网络。

当经理的人每天要处理的事情很多，最好地办法是用一本活页簿，记下一天的安排和要办的事。一天一页，分为两半，左边写应通电话的人，右边记应办的事。随着还可以带几张卡片，将要记的事摘下后，全记录在活页簿上。

每个人用来安排时间的方法不同，有的很简单，有的很精致细密。有的人右手在一张纸上写下一个星期内该做的事，然后一件一件地完成，有的人有厚厚的一大本行事历，分类细密繁多。但对这个人有效的方法，可能对另一个人并不见得合适，但是一个成功的人不能没有一套安排自己时间的行事方法。

即使有了最好的方法，如果不小心注意一些自己和别人的毛病，原本安排得井然有序，但做起来是乱七八糟。哈佛总结了以下是四则诀窍：

（1）先易后难。假如你今天有十一样该做的事情，其中有八样你可以算准处理它们所需要的时间，有二样提前可以大致估计，而有一样可能会牵涉范围较深较广，你会先做那一样呢?

很多人会先做最后一样，然而到了最后，一项事情也没有完成。应该先努力去做可以如期完工的八样事情。做完这些事后，给我们带来很大的愉快和士气，最后来面对较艰难的工作。因为容易做的事可当作一种享受来完成它。而不该轻视它们，或觉得做完了也没什么了不起。

（2）事先安排好先后秩序。人们都要把守时看得极为重要，但是应该估计出做一件事所须的时间。对时间的安排高度与财务的预算一样，应谨慎安排。即使在最小的小事上，也照样坚守这个原则。比如说，在早上8点有个餐会，就应该早点起床。

早晨如果需要30分钟的时间穿衣梳洗，10分钟到办公室，也应有15分钟作作运动。20分钟看看报纸，10分钟读昨晚来的传真，30分钟口述函件，5分钟思考8点钟的会议内容。

这些加起来总共是两个钟头，所以不能在6点以后起床，否则就得牺牲一两样想做的事，用这样方法来开始新的一天是不大理想的。

很多人喜欢在时间上逞英雄，总想把劳动生产率提高。也许他们觉得在一个钟头内，挤进两个钟头才做得完的事，虽然早知无法做完，但也是很英勇的吧!共实这与英雄气慨无关，而且这种人总是进度落后，并且牵连别人。

是否有过这样的经验?有人跟你约下班后6点钟见，但在他会面之前，还得打几个电话，跑得满城到处都有他的身影，结果不出所料，他到7点才姗姗来迟。

当然，你不能天真地希望，你的时间永远不受别人影响或干扰，其中一例就是，有人会取消约会。但是有些人似乎有这种常常取消约会的习惯，你不要为这些来浪费你的时间，你是否太刻意讨好?你有没有表示过你的不满?有一位行销人员在客户接连两次不得不取消约会后，对客户说：“梅克，你要知道，你每次耽延，我都会提高我的价格。”因为你们真的需要他所销售的东西，因此，他这种半开玩笑的话也让你警惕自己。

找一天作以下这个实验：不论对方是谁，都限制讲电话的时间不要超过5分钟。你一定会发现，你忽然对自己打电话的方式特别留意，而且也会注意对方打电话时的习惯。

有的人打电话简短扼要，有的人则好海阔天空的谈论，因此我们应用心思考打电话的顺序，如果在半个钟头内要打七个电话，有六个是平均每两分钟就可以交代清楚，最后一个是啰啰嗦嗦，最好先打那干脆利落的六个电话，把这拖泥带水的留到最后。这样，当你耗在这个“长途”电话上时，至少不会感到焦躁，这样就不会为耽误其他六个电话担心。

不少人喜好把每天要办的事列成单子，做完一项就划掉一项，这样，给人以井然有序的感觉。一个办事有章依法的人，通过列单子，你不仅会看到他有多少事需要做，而更应看他一天下来后已完成了几件事。最为理想的结局是，当一天时间结束了，该办的事情一定要办妥。今天的工作当天做完，养成这种习惯，你会赢得更多的时间。

任何人都会同意，事业无限，但时间有限，俗话说：“惜时如金”，珍惜时间，就是珍惜生命，尽最大地努力去利用好一年365天，让它们都能得到充分地利用。

换个角度来看，并不是说我们人类在做时间的奴隶。如果为了所谓珍惜时间，当某种工作已超过预定时间10分钟，为了节省时间，就必须草率地结束商谈，实际上并不妥当。因为此时超过10分钟对自己并没有什么影响。

但是如果每天能省下12个5分钟，正好一小时，那么你就会去慢跑、带孩子到公园玩，睡一睡午觉，看一看书。但一天中，有很多零碎的时间被浪费掉。尤其当一件事办完后，紧接着办另一件事之间的空档。如当你刚与他人会谈完，道别后走向大门时，这段时间里你准备做些什么呢?

在社交场合，向人道别总是花去不少时间，因为它是一种礼节。在舞会上，如当某人要退场时，他总要走到某处与人道别握手，寒暄几句，这样一下来，半个小时过去了。如果这种过程在办公室里重复几次，那么又有多少时间让太阳神给你带走啦。

参加社交活动是人生的一种享受，尤其是你的时间安排得当的话。当然在各种转换时间，能减少不必要的礼节，会给你带来一些空闲时间。

对于那些在你的办公室里的来访者，事情办完，仍无退意，他可以用婉转的口气，笑着对他说：“对不起，我不得不赶你走了!”如果来访者说只占用你30分钟的时间来拜访你，当时间已到仍无告别之意，你可以提醒他说：“太遗憾了，我只有30分钟的时间，一会儿我将去参加另一个会议。不好占用你太多的时间。”这种说法是很艺术的。原计划20分钟，结果15分钟全部解决问题，大家就各自分手是最为理想的。如果还为此节省了会议时间而长嘘短叹，那太不值了。

最近几年人们都普遍注意个人时间的有效利用，对于这种改变的最直接方式是：大家尤其是各位领导都提前安排好各自的活动时间。

在5年前，许多公司的经理从来不会提前两三个月就把工作日程定好。如果你期望在4月约见某家公司的总经理，那么只要在二月或三月与对方联系并定下日程就行了。现在有的人将未来一年的时间都给予了安排。

对于这种变化，我们并不喜欢，但却实实在在的存在着。公司经理们的生活节奏加快了，并且多样化，那么我们每个人都必须适应这种变化。可是往往有许多人的“时钟”仍慢三拍，并没有意识到要与“忙人”见面，是颇费工夫的事。这里有三个诀窍可以把握，使你知道怎样去与“大忙人”约会。

最节约时间的方法就是先和对方约定时间。

有位大忙人朋友，有一次被邀请去参加一个很优美的委内瑞拉森林之旅，平常他对这类的活动总是有礼貌的谢绝，但这个主人很精明，他很早就和大忙人朋友约定好了。

对朋友来说，一年半以后的事相当遥远，似乎没有什么实际的威胁，就答应了。可以想象，愈接近旅行的日子，他愈来愈犹豫，但是也不好意思毁约。假如对方是到最近才邀请他的话，如果你不乐意参加，你要找一个适当的借口。

每个人都有个“淡季”，是一年之中比较没有那么忙的一段时间。像从事代理运动员的这一行，淡季当然很明显：足球员的谈季在二月到七月之间，棒球员在十月和三月之间。企业人士的淡季却不能这样清楚地划分。但每人的时间都有一个轻重缓急。

比如说，纽约市在八月时几乎找不到人。每个人都去渡假或是过个长周末，把许多约会都订在九月劳工节之后。